Voorschriften kleinschalig evenement

U hebt bij ons gemeld dat u een klein evenement organiseert. Indien u van ons akkoord heeft gekregen, gelden voor u de onderstaande voorschriften. Deze regels zijn er om uw evenement zo veilig mogelijk en met zo min mogelijk hinder voor de omgeving te laten plaatsvinden.

Algemeen

1. De ontvangstbevestiging die u per e-mail van ons heeft gekregen hebt u aanwezig tijdens het evenement en toont u op verzoek.
2. Wijzigingen in uw evenement legt u vooraf ter beoordeling aan ons voor.
3. U bent tijdens de voorbereiding en uitvoering van het evenement bereikbaar op het opgegeven telefoonnummer.
4. U houdt zich aan de geldende brandveiligheidsvoorschriften. Zie document hieronder. 
5. Bij activiteiten binnen een pand of gebouw houdt u zich aan de bepalingen over de brandveiligheid die staan in de gebruiksvergunning van het pand. Neemt u hiervoor contact op met de eigenaar van het pand.
6. Hulpdiensten moeten onbelemmerd bij de evenementenlocatie kunnen komen. Dit betekent dat doorgaande straten, wegen, vrijliggende fietspaden en voetgangerszones een aaneengesloten route van 3,50 meter breed en 4,20 meter hoog vrij moeten zijn van obstakels.
7. In geval van een besloten activiteit draagt u zorg voor gericht toezicht in en rondom de locatie en laat u alleen de genodigden toe, waardoor het besloten karakter blijft gehandhaafd.
8. U zorgt op de evenementenlocatie voor een (tijdelijke) dames- en herentoiletvoorziening. De norm is 1 toilet per 150 gelijktijdig aanwezige bezoekers.
9. U zorgt dat er tijdens het evenement minimaal 2 duidelijk herkenbare en deskundige EHBO-ers aanwezig zijn.
10. Wilt u alcohol schenken of verkopen tijdens het evenement? Dan heeft u een ontheffing nodig op grond van artikel 35 van de Alcoholwet.
11. Het bewaren, bereiden en verstrekken van (eenvoudige) maaltijden gebeurt volgens de regels van de Voeding- en Warenwetgeving.
12. Bij gebruik van partytent(en) moeten deze losstaan van gevels of panden en minimaal één zijde van de tent moet constant open zijn. Alle uitgangen en vluchtwegen moeten over de volledige breedte worden vrijgehouden van obstakels. Het is verder niet toegestaan te roken of open vuur te hebben in de tent (bijvoorbeeld bakken en braden).
13. Als u uw evenement organiseert op particuliere grond of water, moet u toestemming hebben van de eigenaar. In geval van het Reeuwijkse Hout is de eigenaar de Groenalliantie Midden-Holland (010 - 298 10 10).
14. U informeert direct omwonenden minimaal 5 dagen van te voren over het evenement. Ook beperkt u (geluids)overlast.
15. U gaat zelf na of er (weg)werkzaamheden op de evenementenlocatie of op de route zijn. U neemt hiervoor tijdig contact op via telefoonnummer 0172 - 522 522.
16. Als u een straat of parkeerterrein afsluit, voldoet de wegafsluiting aan de Crow96b richtlijn. De verkeersveiligheid moet altijd gewaarborgd zijn. Hulpdiensten moeten altijd kunnen passeren. Minimaal 5 dagen van te voren plaatst u de noodzakelijke aankondigingborden voor het verkeer.
17. Heeft u dranghekken of afvalcontainers nodig bij uw evenement? Bel dan naar de beleidsadviseur Afval.
18. Het parkeren van bezoekers regelt u op de daarvoor bestemde plaatsen.
19. Als u kinderattracties/speeltoestellen plaatst voldoen deze aan het Warenwetbesluit Attractie- en Speeltoestellen (WAS). U plaatst de attracties zodanig dat alle toe- en uitgangen van woningen en/of bedrijven onbelemmerd te bereiken zijn. Tussen de achterzijde van de attracties en de achterliggende bebouwing houdt u een strook van ten minste 1 meter breed vrij. Springkussens moeten beveiligd zijn tegen opwaaien. Het gebruik van kinderattracties vindt onder toezicht van volwassenen plaats.
20. U mag niet flyeren bij andere evenementen of op de markt. De markt staat op dinsdag in Bodegraven en op woensdag in Reeuwijk.
21. Na afloop laat u de locatie schoon en onbeschadigd achter.
22. Alle aanwijzingen van gemeente, politie, brandweer, Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen (GHOR) en de Omgevingsdienst Midden Holland (ODMH) volgt u op.

Muziek

Bij het ten gehore brengen van muziek geldt:

1. U richt aanwezige luidsprekers niet rechtstreeks op woningen.
2. Metingen moeten uitgevoerd worden volgens de Handleiding meten en rekenen industrielawaai van 1999. Hierbij wordt de toeslag voor muziekgeluid, de bedrijfs-duurcorrectie, de gevelcorrectie en de meteocorrectie buiten beschouwing gelaten.
3. Op zondag stopt u de muziek uiterlijk om 20.00 uur. Van maandag tot en met donderdag stopt u de muziek uiterlijk om 23.00 uur. Op vrijdag en zaterdag stopt u de muziek uiterlijk om 24.00 uur. Als u een feest organiseert op particulier terrein (bijvoorbeeld achtertuin) verplaatst u de muziek buiten de bovengenoemde tijden naar binnen.
4. Voor de gevels van de dichtstbijgelegen woningen mag het gemiddelde geluidsniveau (LAeq) tijdens het evenement niet meer bedragen dan:

• Raadhuisplein: max. 76 dB(A) en max. 84 dB(C)
• Centrum Bodegraven: max. 75 dB(A) en max. 86 dB(C)
• Evenemententerrein aan de Burg. Kremerweg: max. 65 dB(A) en max. 75 dB(C)
• Notaris ‘d Aumerielaan: max. 75 dB(A) en max. 83 dB(C)
• Parkeerterrein Reeuwijkse Hout: max. 52 dB(A) en max. 62 dB(C)
• Parkeerterrein Graaf Albrechtstraat: max. 75 dB(A) en max. 83 dB(C)
• Overige locaties: max. 70 dB(A)

Kennisgeving incidentele festiviteit

Organiseert u het evenement (deels) in een horecagelegenheid of een gebouw van een sport, jeugd of levensbeschouwelijke organisatie? Dan gelden hiervoor de standaard geluidsnormen uit artikel 2.17, 2.19 en 2.20 van het Activiteitenbesluit en artikel 4:5 van de Algemeen plaatselijke verordening. Bent u van plan deze geluidsnormen te overschrijden? Dan doet u rechtstreeks bij de Omgevingsdienst Midden Holland (ODMH) een kennisgeving van een incidentele festiviteit. Deze kennisgeving doet u minimaal 10 werkdagen voor aanvang van uw festiviteit. De bevestiging die u vervolgens van de ODMH ontvangt, moet u aanwezig hebben tijdens uw evenement.

Raadhuisplein

Voor het houden van uw evenement op het Raadhuisplein in Bodegraven geldt:

1. Aan de bomen op het Raadhuisplein mag u geen voorzieningen aanbrengen.
2. Voor het gebruik van de stroomvoorzieningen maakt u vooraf afspraken en tekent u een gebruiksovereenkomst. Er kunnen kosten aan verbonden zijn.
3. Voor het bevestigen van objecten gebruikt u de aanwezige grondankers. U mag geen haringen gebruiken.
4. Het plein is een voetgangersgebied. Het rijden met een voertuig is alleen toegestaan met een ontheffing van de gemeente.
5. U ziet er op toe dat de paaltjes voor het afsluiten van het plein omhoog staan en er geen onbevoegde personen met voertuigen op het plein komen.
6. Als uw evenement op vrijdag of zaterdag plaatsvindt, houdt u rekening houden met de ambulante handel die op het plein staat.  U kunt de opstelling van de ambulante handel hieronder zien.

Voor het gebruik van stroom of water kunt u contact opnemen met de marktbeheerder.

Voor de toegang tot en het gebruik van het Raadhuisplein (middels voor- en naschouw) en het ophalen van de benodigde sleutels kunt u contact opnemen met de toezichthouder evenementen.

U kunt hen bereiken via ons klantcontactcentrum: 0172-522 522.

Hardloopwedstrijd of wandel, fiets, motor, auto- of tractortoertocht

Hiervoor geldt:

1. Als de route door het stiltegebied gaat of over provinciale wegen, moet u toestemming/ontheffing hebben van de Provincie Zuid-Holland.
2. De verkeersveiligheid moet altijd gewaarborgd zijn.
3. U bent verantwoordelijk voor de verkeersveiligheid van de deelnemers.
4. De deelnemers houden zich aan de geldende verkeersregels.
5. U mag geen aanwijzingen aanbrengen op het wegdek. Eventuele opgehangen routebordjes verwijderd u (zonder beschadigingen aan te brengen) direct na afloop.
6. Als u wegen tijdelijk voor verkeer afsluit (via een verkeersregelaars of een afzetting) moet er constant iemand bij de afzetting aanwezig zijn die doorgang garandeert aan hulpdiensten bij eventuele calamiteiten. Daarnaast moeten aanwonenden doorgang krijgen tot hun woningen.

Verkeersregelaars

Wilt u vrijwilligers tijdens het evenement inzetten als verkeersregelaars? Deze personen moeten hiervoor worden opgeleid en aangesteld. 
Op www.verkeersregelaarsexamen.nl moeten de vrijwilligers een e-learning (korte instructie) volgen. Om deze e-learning te starten vraagt u een inlogcode aan.
Vult u hiervoor onderstaande brief in en stuur deze naar helpdesk@verkeersregelaarsexamen.nl. U ontvangt van de stichting de inlogcode om de e-learning te starten. De personen die voor de e-learning slagen worden geplaatst op een groslijst. Deze lijst mailt u minimaal 10 werkdagen voor aanvang van uw evenement naar ons toe. De burgemeester stelt deze personen vervolgens aan tot verkeersregelaars. De aanstelling ontvangt u per post. Let op! U moet altijd vooraf met de wegbeheerder Pieter Both afstemmen hoeveel verkeersregelaars minimaal ingezet moeten worden.